Arşiv Odası Nasıl Olmalı? Arşiv Odalarını Koruma Rehberi

Arşiv odaları nasıl korunur ve arşivler nasıl depolanır sorusu özellikle firmalar tarafından araştırılıyor. Arşiv odaları içerisinde resmî belgeler, klasörler ve evrak tarzı belgeler olur. Özel kurumlar ve kamu kurumları açısından kurulan bu odalar, depolama hizmetleriyle de sunulabilmektedir. Günümüzde tüm dünyada görüldüğü gibi ülkemizde de arşivcilik büyük bir öneme sahiptir. Tüm bu çalışmalar hassasiyet gerektirir ve söz konusu arşiv depolamayla işin hassasiyeti artar. Arşiv belge depolama ihtiyaçları, günümüzde birçok kurum, şirket veya kişinin temel ihtiyacı olmuştur.

Şirketler, kurumsal firmalar, devlet kurumları, hastaneler, noterler, hukuk firmaları, yatırım kurumları ve müşavirliklerde belirli süreçlerde bazı evrak ve belgeleri saklaması gerekiyor. Kurumların da kendi bünyesinde arşiv alanını oluşturabilmesi her zaman mümkün olmaz. Faaliyet dönemi boyunca saklanması istenen belge miktarı artış gösterdikçe yeni arşiv alanlarını oluşturmak daha da zorlaşıyor.

Arşiv Odalarını Koruma Standartları

Arşiv odası standartları ve gereksinimleri genel olarak aynıdır. Bu alanlarda havalandırma kanallarının olması, yangına dayanıklılık sınırına sahip olması, su çıkışlarının olmaması gibi etkenleri vardır. Bu arşivler uyarlanmış veya özel bir binada tasarlanırken duvarlar, zeminler ve iç donanım kaplama malzemelerine dikkat edilir. Bu malzemelerin kaynağı fark etmez. Toz toplamamalıdır ve aynı zamanda agresif kimyasalları salmaması gerekiyor.

Arşiv odası nasıl olmalı bakarsak, arşivler hem yapay hem de doğal havalandırmaya sahip olmalıdır. Klima sistemleri ise hava sirkülasyonu sağlamalıdır. Bu tarz detaylarla birlikte arşiv odaları hazırlanır. Aynı şekilde arşiv depolama hizmetlerinde de bu tarz birçok detaya dikkat edilebilmektedir.

Arşiv Depolamanın Sağladığı Avantajlar

Alanında tecrübeli ve uzman personellerle arşiv depolamanın sağladığı faydalar oldukça fazladır. Arşivlerin ilgili alanlarda muhafaza edilmesi, sizlere daha güvenli depolama alanı sağlar. Arşiv belgelerinizin depolanması adına hazırlanan bu odalar, hasarsız bir koruma sağlar. Her türlü evrak içeriğinizi arşiv depo hizmetleriyle saklayabilirsiniz. Bu yöntemle dağınıklıktan kurtulursunuz. Özellikle kanunen saklanması gereken belgeleri özel güvenlikli yerlerde koruyabilmeniz mantıklıdır. Bu tarz bir durumda kötü niyetli davranışlara karşı önlem alabilirsiniz.

Arşiv Depolama Hizmeti

Arşiv odası depolama hizmetleri için özel olarak hazırlanmışlardır. Bu tarz hizmetler son derece incelik ister. Aynı zamanda belli deneyim ve uzmanlığı da beraberinde getiriyor. Arşiv alanlarının depolanması hizmetlerinden yardım alarak binanızda bulunan arşiv bölümlerini farklı amaçlar doğrultusunda kullanabilmenin avantajına sahip olursunuz. Tüm bunların yanında binalarda arşiv depo yerleri bulunmuyorsa, depolama hizmetlerinin avantajlarını kullanabilirsiniz. Bu alanlarda arşivleme nasıl yapılır bakarsak, yine firmaların isteği doğrultusunda depolama yapmak mümkündür.

Arşiv depolama hizmetleri, belirli gün bazında alınabilir. Aynı şekilde senelik olarak da almak mümkündür. Hizmet alanında ve sözleşme içeriğinde kiralama gün bedeli belirtilmektedir. Tüm bu faktörlerle birlikte belgeleriniz adına en iyi depolama hizmetlerini almanız mümkündür.

Neden Arşiv Depolama Gerekiyor?

Arşivleme işlemi, firmaların, birey veya kurumların faaliyetleri sürecinde elde ettiği belge ve bilgileri belli planlar doğrultusunda muhafaza etmesidir. Arşiv depolama, bireylerin önemli bir çözüm ortağıdır. Bu sebeple belgelerinizi, sigorta kapsamında özel kilitli oda depolar içerisinde muhafaza etmeye başlayabilirsiniz. Arşiv depolama tesisleri, kamera sistemleriyle izlenir ve her türlü belgeyi depolamak mümkündür.

Sonuç olarak depolama hizmetlerinde arşiv odaları nasıl korunur bakarsak, diğer depolama hizmetlerine göre daha dikkatli olunmaktadır. Bu hizmetle beraber değerli olan evraklarınızı çöpe atmak zorunda kalmazsınız. Şirket geçmişinizle birlikte tüm diğer detayları kolay şekilde saklayabilirsiniz. Bunun dışında arşiv odalarınızı belirli kriterler halinde kendiniz kurabilirsiniz. Ancak arşiv depolama hizmetlerinden yararlanmak, diğer yöntemlere göre daha önemli avantajlar sağlar.

Arşiv odası için pratik kontrol listesi

• Nem: Kâğıt için oda nemi dengeli tutulmalı; rutubetli bodrumlar arşiv için uygun değildir. Nem ölçer kullanmak ve gerekirse nem alma cihazı çalıştırmak işe yarar.
• Isı: Serin ve sabit sıcaklık idealdir; kalorifer peteğine, sıcak su borularına ve güneş alan pencerelere yakın raflardan kaçının.
• Işık: Doğrudan güneş ışığı kâğıdı sarartır ve mürekkebi soldurur; perdeli ya da penceresiz oda tercih edin.
• Zeminden yükseklik: Koliler ve klasörler doğrudan yere değil, en alt rafı zeminden yüksekte olan raflara konmalıdır. Olası su baskınında ilk etkilenen yer zemindir.
• Yangın: Arşiv odasında yangın söndürücü bulundurun, prizleri ve kabloları kolilerden uzak tutun.
• Erişim ve gizlilik: Oda kilitli olmalı, anahtar ya da giriş yetkisi belirli kişilerde bulunmalıdır.
• Düzen: Her rafa ve koliye numara verin, bir envanter listesi tutun; aradığınız belgeyi dakikalar içinde bulabilmelisiniz.

Ofiste yer yoksa: arşivi depolamak

Arşiv büyüdükçe ofiste çalışma alanı daralır. Yasal olarak saklanması gereken ama sık kullanılmayan dosyaları numaralı kolilerde bir depoda tutmak, ofiste yer açarken düzeni korur. Ayrıntılar için arşiv depolama, arşivinizi yeni ofise taşıyacaksanız arşiv taşımacılığı sayfalarımıza bakabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular