Arşiv depolama, şirketlerin ve büroların saklamak zorunda oldukları ama her gün kullanmadıkları dosya, klasör ve belgeleri ofis dışında düzenli ve güvenli şekilde tutma hizmetidir. Muhasebe kayıtları, sözleşmeler, personel dosyaları ve proje belgeleri yıllarca saklanmak zorundadır; ancak ofiste bu dosyalara ayrılan her dolap, çalışma alanından çalınan bir metrekare demektir. Arşivinizi depoya almak, ofiste yer açarken belgelerin düzenini ve gizliliğini korur.
Kısaca: Arşiv depolamada klasörler numaralı arşiv kolilerine alınır, her kolinin içeriği listeye yazılır ve koliler kapalı, kilitli ve kamerayla izlenen depoda saklanır. Bir dosyaya ihtiyacınız olduğunda koli numarasını bildirmeniz yeterlidir. Fiyatı koli sayısı, süre ve erişim sıklığı belirler.
Arşiv depolama kimler için uygun?
- Muhasebe ve mali müşavirlik büroları
- Hukuk büroları ve noterlik işlemleri yürüten işletmeler
- Sağlık kuruluşları ve klinikler (kurumun veri saklama kurallarına uygun şekilde)
- İnşaat, mühendislik ve mimarlık firmaları (proje dosyaları)
- İnsan kaynakları arşivi büyüyen şirketler
- Ofis taşıyan ya da küçülen her ölçekte işletme
Arşiv depolama nasıl işler?
- Arşiv tespiti: Klasör ve koli sayısı, belgelerin türü ve ne sıklıkla erişileceği belirlenir.
- Kolileme ve numaralandırma: Klasörler sırasıyla arşiv kolilerine alınır; her koliye bir numara verilir. Koli üzerine içerik değil numara yazılır.
- Envanter listesi: Hangi kolide hangi dosya aralığının olduğu listeye işlenir; liste sizde de bulunur.
- Taşıma ve yerleştirme: Koliler kapalı araçla depoya taşınır ve size ayrılan alanda raflara yerleştirilir.
- İhtiyaç anında erişim: Bir dosyaya ihtiyacınız olduğunda koli numarasını bildirirsiniz; koli ofisinize getirilir ya da randevuyla depoda incelenir.
Belgelerin korunması
- Gizlilik: Koliler kapalı ve bantlı saklanır; ekip yalnız koli numarasıyla çalışır.
- Güvenlik: Depo kilitli ve kamerayla izlenir; giriş-çıkış kontrollüdür.
- Kâğıdın korunması: Belgeler kapalı ve kuru ortamda, zeminle temas etmeyecek şekilde raflarda tutulur. Nem ve doğrudan güneş ışığı kâğıdın en büyük düşmanıdır.
- Sigorta: Depolanan koliler sigorta güvencesi altındadır.
Belge türlerine göre yasal saklama sürelerini muhasebe ve hukuk biriminizle birlikte belirlemenizi öneririz. Saklama süresi dolan belgeleri depolamaya devam etmek yerine kurumunuzun kurallarına uygun şekilde imha etmek maliyeti düşürür. Kendi arşiv odanız için arşiv odaları nasıl korunur yazımızdaki önerilere bakabilirsiniz.
Arşiv depolama fiyatını belirleyen etkenler
| Etken | Açıklama |
|---|---|
| Koli sayısı | Arşivin hacmi ayrılan raf alanını belirler. |
| Süre | Yıllık sözleşmelerde aylık bedel genellikle daha uygun olur. |
| Erişim sıklığı | Dosyalara ne sıklıkla ulaşılacağı ve koli getirme talepleri. |
| İlk kolileme ve listeleme | Klasörlerin ekibimiz tarafından kolilenip listelenmesi. |
| Alım adresi | Ofisin katı, asansör durumu ve depoya mesafe. |
Arşivinize özel fiyat için teklif formunu doldurabilirsiniz. Arşivinizi yeni ofise taşıyacaksanız arşiv taşımacılığı sayfamıza bakın.
Sık Sorulan Sorular
Depodaki bir dosyaya nasıl ulaşırım?
Envanter listesindeki koli numarasını bildirmeniz yeterli. Koliyi ofisinize getirebilir ya da randevuyla depoda incelemenizi sağlayabiliriz.
Arşivim kaç yıl saklanabilir?
Süre sınırı yoktur; sözleşme süresi boyunca saklanır ve istediğiniz zaman uzatılabilir.
Belgelerimi kim görebilir?
Koliler kapalı ve bantlı saklanır; ekibimiz koli içeriğiyle ilgilenmez. Kolilere yalnız sizin ya da yetkilendirdiğiniz kişinin talebiyle erişilir.
Kolileme işini siz mi yapıyorsunuz?
İsterseniz klasörleri kendiniz kolileyebilirsiniz; isterseniz ekibimiz raftaki sırayı koruyarak kolileyip listeler.
Arşiv depolama için fatura kesiyor musunuz?
Evet. Bidüşüntaşın Lojistik ve Depolama Ltd. Şti. olarak şirketinize fatura düzenliyoruz.
