Arşiv taşımacılığı, şirketlerin, hukuk ve muhasebe bürolarının, sağlık kuruluşlarının ve kamu kurumlarının dosya, klasör ve belgelerini sırası bozulmadan, eksiksiz ve gizlilik içinde yeni adrese taşıma işidir. Arşiv taşımada eşyanın kendisinden çok düzeni değerlidir: Taşımadan sonra bir dosyanın yerini bulamamak, dosyanın kaybolması kadar sorun yaratır. Bu yüzden arşiv taşıma, numaralandırma ve listeleme işidir.
Kısaca: Arşiv taşımada klasörler raftaki sırasıyla numaralı arşiv kolilerine alınır, her koli listeye yazılır ve kapalı araçla taşınır. Yeni adreste koliler aynı sırayla raflara yerleştirilir. Fiyatı dosya ve koli miktarı, kat durumu ve raf söküm-montajı belirler.
Arşiv taşıma nasıl yapılır?
- Arşiv keşfi: Raf, dolap ve klasör sayısı çıkarılır. Hangi bölümün öncelikli, hangisinin nadiren kullanılan arşiv olduğu belirlenir.
- Numaralandırma sistemi: Her raf ve dolap için bir kod verilir. Koliler bu koda göre numaralanır; böylece yeni adreste aynı sıra kurulur.
- Kolileme: Klasörler raftaki sırasıyla dik şekilde arşiv kolilerine alınır. Koliler çok ağır olmayacak şekilde doldurulur.
- Koli listesi: Hangi kolide hangi rafın, hangi dosya aralığının olduğu listeye yazılır. Listenin bir kopyası sizde kalır.
- Kapalı araçla taşıma: Koliler kilitli, kapalı araçla taşınır; araç teslim tamamlanana kadar gözetimsiz bırakılmaz.
- Yerleşim ve kontrol: Raflar kurulur, koliler aynı sırayla açılır ve liste üzerinden birlikte kontrol edilir.
Gizlilik ve güvenlik
Arşivlerde kişisel veri, sözleşme, hasta kaydı ya da finansal belge bulunabilir. Bu yüzden:
- Koliler kapalı ve bantlı taşınır; içerik koli üzerine değil, listeye yazılır.
- Taşıma ekibi dosyaların içeriğiyle ilgilenmez, yalnız koli numarasıyla çalışır.
- İsterseniz taşıma sırasında kurumunuzdan bir yetkili ekibe eşlik edebilir.
- Koli sayısı yüklemede ve teslimde birlikte sayılarak tutanağa geçirilir.
Taşımadan önce arşivi ayıklayın
Taşınma, arşivi elden geçirmek için iyi bir fırsattır. Yasal saklama süresi dolmuş belgeleri kurumunuzun kurallarına uygun şekilde imha etmek, taşınacak hacmi ve maliyeti azaltır. Hangi belgenin ne kadar saklanması gerektiği konusunda muhasebe ya da hukuk biriminize danışın. Nadiren kullanılan ama saklanması gereken dosyalar için arşiv depolama hizmetimizden yararlanabilir, ofisinizde yer açabilirsiniz. Arşiv odalarının korunması için arşiv odaları nasıl korunur yazımıza bakabilirsiniz.
Arşiv taşıma fiyatını belirleyen etkenler
| Etken | Açıklama |
|---|---|
| Klasör ve koli sayısı | Arşiv kolileri ağırdır; miktar ekip ve süreyi belirler. |
| Raf ve dolap söküm-montajı | Metal arşiv rafları ve kompakt dolaplar sökülüp kurulmalıdır. |
| Kat ve asansör | Ağır kolilerde asansör durumu süreyi doğrudan etkiler. |
| Numaralandırma ve listeleme | Ayrıntılı listeleme ek zaman ister ama sonradan zaman kazandırır. |
| Mesafe | İstanbul içi ya da şehirlerarası taşıma. |
Arşivinize özel fiyat için teklif formunu doldurabilirsiniz. Arşivle birlikte bütün ofisi taşıyorsanız ofis taşımacılığı sayfamıza bakın.
Sık Sorulan Sorular
Arşiv taşırken dosyaların sırası bozulur mu?
Hayır. Klasörler raftaki sırasıyla numaralı kolilere alınır ve yeni adreste aynı sırayla yerleştirilir. Koli listesi sayesinde her dosyanın hangi kolide olduğu bilinir.
Gizli belgeler nasıl korunur?
Koliler kapalı ve bantlı taşınır, içerik koli üzerine yazılmaz. Koliler kapalı araçla taşınır ve sayısı yükleme ile teslimde birlikte kontrol edilir.
Arşiv rafları da taşınıyor mu?
Evet. Metal arşiv rafları ve dolaplar sökülüp yeni adreste yeniden kuruluyor, ardından koliler yerleştiriliyor.
Arşivin bir kısmını depolayabilir misiniz?
Evet. Sık kullanılmayan dosyaları numaralı koliler hâlinde depomuzda saklayabilir, ihtiyaç duyduğunuzda ilgili koliyi getirebiliriz.
Arşiv taşıma ne kadar sürer?
Süre klasör sayısına ve raf yapısına bağlıdır. Küçük bir büro arşivi birkaç saatte taşınırken büyük kurum arşivleri birkaç güne yayılabilir.
